Semua Ketua Jabatan di Kementerian/Jabatan/Agensi Kerajaan bertanggungjawab untuk memastikan bahawa Potret Rasmi digantung dengan cara yang betul berpandukan tatacara yang telah ditetapkan di dalam SURAT PEKELILING AM BILANGAN 3 TAHUN 2014.
Pemilihan ruang untuk menggantungkan potret rasmi mestilah menggambarkan penghormatan yang diberikan dan menepati tujuan utama Potret Rasmi tersebut digantung.
Selain daripada potret-potret rasmi yang dinyatakan di atas terutamanya bagi kementerian/jabatan/agensi Kerajaan dan badan-badan
berkanun Persekutuan potret-potret lain adalah tidak digalakkan untuk digantung.
Potret Rasmi hendaklah digantung mengikut susunan keutamaan berdasarkan tiga kategori lokasi seperti berikut:
a) Lokasi 1 - Wilayah Persekutuan;
b) Lokasi 2 - negeri-negeri beraja; dan
c) Lokasi 3 - negeri-negeri tidak beraja.
Elemen-elemen bagi penggantungan Potret Rasmi adalah seperti di Lampiran A dan susun atur penggantungan Potret Rasmi mengikut lokasi adalah seperti di Lampiran B.
Lampiran A
Lampiran B
Muat Turun Surat Pekeliling Am Bilangn 3 Tahun 2014 : Tatacara Pengantungan Potret Rasmi